Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh Program Sudi Kimia untuk proses pembelajaran menggunakan komputer yang terhubung dengan jaringan luas/internet dan software yang berlisensi dengan jumlah yang memadai. Selain itu, juga tersedia fasilitas e-learning yang digunakan secara baik, dan akses on-line ke koleksi perpustakaan.
Penggunaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di Program Studi Kimia mengikuti kebijakan yang ada di Fakultas MIPA dalam hal ini sebagaimana yang berlaku di UII secara teknis dikelola dan dikembangkan oleh Badan Sistem Informasi (BSI) UII dengan dukungan sumber daya manusia yang handal di bidang teknologi informasi. SIM yang tersedia dan dapat digunakan adalah SIM Akademik (SIMAK) yang telah terkoneksi secara lokal melalui jaringan Intranet dengan kecepatan maksimum 512 kbps/user. Selain mengembangkan SIM untuk kepentingan manajerial, saat ini BSI UII juga telah mengembangkan sistem informasi untuk kepentingan proses pembelajaran yaitu untuk penerapan aktivitas pembelajaran dengan metode e-learning. Mahasiswa Program Studi Kimia dapat memanfaatkan layanan e-learning melalui http://klasiber.uii.ac.id/ dan https://classroom.google.com, yang tampilannya dapat dilihat pada Gambar 1. Dalam rangka memfasilitasi mahasiswa dalam pencarian referensi, jurnal, buku dan lain-lain, maka UII telah menyediakan fasilitas informasi melalui http://library.uii.ac.id, yang tampilannya dapat dilihat pada Gambar 2. Mahasiswa dapat mengakses semua informasi tersebut menggunakan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan password.
Gambar 1. Website e-learning (a) http://klasiber.uii.ac.id/ dan (b) https://classroom.google.com
Gambar 2. Website Perpustakaan
Fasilitas Komputer dan Pendukung Pembelajaran dan Penelitian
Universitas menyediakan fasilitas komputer dan koneksi Internet yang memadai untuk mendukung seluruh kegiatan pembelajaran dan penelitian. Akses Internet nirkabel dengan kecepatan tinggi tersedia di seluruh sudut kampus. Pembelajaran di UII didukung dengan ruang kuliah yang dilengkapi dengan fasilitas lengkap (komputer, proyektor LCD dan whiteboard), serta ditunjang dengan koleksi buku yang memadai.
Sedangkan untuk menunjang kegiatan penelitian, setiap program studi mempunyai laboratorium yang relevan dan akses ke database academic journal elektronik yang sangat memadai. Saat ini, UII memiliki langganan akses ke tujuh portal data e-journal yaitu ScienceDirect, JSTOR, Westlaw, Scifinder, OVID, Proquest, dan EBSCO. Pada tahun 2016, UII menggunakan layanan Google Education yang memungkinkan layanan email, cloud storage, layanan kolaborasi virtual, dan lain sebagainya dengan kapasitas tak terbatas bagi setiap pengguna layanan teknologi informasi.
Kesesuaian dan kecukupan sarana dan prasarana
Secara keseluruhan luas ruang yang tersedia dibandingkan dengan jumlah mahasiswa sangat memadai, secara rinci ditunjukkan pada borang akreditasi 6.3.2. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No 0339/U/1994 tentang Ketentuan Pokok Penyelenggaraan Perguruan Tinggi Swasta, luasan ruangan tersebut sudah sangat mencukupi, terlebih lagi didukung dengan peralatan penunjang perkuliahan yang memadai untuk masing-masing ruang yang menyesuaikan perkembangan teknologi informasi saat ini. UII telah menanamkan investasi yang cukup tinggi untuk pemberdayaan TI. Diharapkan aktivitas pembelajaran, penelitian, monitoring dan evaluasi dapat lebih efisien dengan pemanfaatan TI. Memang disadari bahwa tuntutan mahasiswa akan kualitas fasilitas akan semakin tinggi, namun kemajuan teknologi informasi ke depan akan menjadi kesempatan bagi universitas untuk dapat memberikan fasilitas sarana dan prasarana dengan kualitas yang semakin baik.
Untuk mendukung lingkungan kampus yang nyaman, hijau, dan sehat, UII
berkomitmen untuk menjadi green campus dengan mengacu pada standar-standar
utama penilaian Green Metric World University Ranking Universitas Indonesia serta Leadership in Energy and Environmental Design (LEED). Saat ini, UII memiliki lahan terbuka di lingkungan kampus yang terdiri terdiri dari hutan (35%) dan pertamanan (33%). Universitas juga memiliki komitmen kuat dalam menyediakan sarana prasarana yang dibutuhkan untuk implementasi teknologi Informasi, baik untuk mendukung aktivitas pembelajaran, penelitian, monitoring dan evaluasi. Tuntutan dan kebutuhan mahasiswa akan kualitas fasilitas akan semakin tinggi, namun kemajuan teknologi informasi ke depan akan menjadi kesempatan bagi universitas untuk dapat memberikan fasilitas sarana dan prasarana dengan kualitas yang semakin baik.
Keberlanjutan Pengadaan, Pemeliharaan dan Pemanfaatannya
Pengadaan sarana dan prasarana cukup terjamin keberlanjutannya karena sebagian merupakan aset yang dimiliki sendiri oleh UII. Upaya pemeliharaan terhadap sarana prasarana tersebut juga telah diatur melalui Pedoman Pengadaan, Penggunaan, Pemeliharaan, dan Penghapusan Barang (P5B) yang ditetapkan oleh YBW sehingga ada acuan yang jelas untuk tata cara pengadaan, pemeliharaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada di UII. Apabila ada pengadaan sarana dan prasarana baru, maka sumber dana pun sudah direncanakan, yaitu dari dana sumbangan Catur Darma serta dana hasil usaha YBW. Seluruh rencana pengadaan sarana dan prasarana baru harus didesain merujuk pada Renstra dan tertuang di dalam Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) agar dapat dilaksanakan.
Rancangan Pengembangan Sistem Informasi
Perumusan dan pelaksanaan rancangan pengembangan dan pengelolaan system informasi di lingkungan UII ditangani oleh Badan Sistem Informasi (BSI). Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi dilakukan secara meluas baik pada proses administrasi akademik, proses pembelajaran, dan pencarian/penyediaan materi pendukung pembelajaran. Desain layanan teknologi dan sistem informasi didasarkan pada prinsippemberian pengalaman pengguna (user experience) yang lebih baik, dengan layanan yang dirasakan oleh pengguna haruslah mulus (seamless), handal (reliable), aman (secure), dan seragam (equal). Kemudian untuk menjamin kehandalan, peralatan yang digunakan adalah peralatan yang berstandar enterprise. Untuk menjaga kehandalan layanan TI di lingkungan kampus UII, semua backbone jaringan dan berbagai perangkat seperti switch telah dibuat dengan menggunakan konsep arsitektur high availability. Pada arsitektur jenis ini, setiap jalur dibuat untuk memiliki jalur backup untuk meminimalisir interupsi layanan apabila terjadi gangguan layanan baik yang direncanakan maupun yang tidak.
Saat ini, BSI sedang mengembangkan sistem informasi baru yang lebih integratif untuk mengakomodasi fleksibilitas proses bisnis dan perkembangan teknologi mutakhir.
Kecukupan dan Kesesuaian Sumber Daya, Sarana dan Prasarana Pendukung untuk Pemberdayaan Sistem Informasi
Kecukupan dan kesesuaian sumber daya serta sarana dan prasarana pendukung merupakan faktor penting dalam pemberdayaan sistem informasi di UII. Ketersediaan sumber daya finansial untuk pengembangan dan pemberdayaan sistem informasi terjamin dengan adanya sumbangan dana sistem informasi/teknologi informasi (SI/TI) yang dibayarkan oleh mahasiswa baru selama tiga tahun pertama untuk program sarjana dan dua tahun pertama untuk mahasiswa baru program diploma tiga. Dana yang terkumpul akan digunakan untuk hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan SI/TI.
Sumber daya manusia juga diperlukan untuk pengembangan dan pemeliharaan teknologi informasi. Manajemen dan staf di BSI UII memiliki latar belakang pendidikan, keahlian, dan pengalaman di bidang terkait. Pelatihan secara berkala juga dilakukan untuk meningkatkan kapasitas dan kompetensi sumber daya manusia sesuai dengan bidangnya masing-masing. Aktivitas pemberdayaan sistem informasi didukung oleh Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang tersedia di masing-masing fakultas.
Sarana dan prasarana pendukung sistem informasi di UII salah satunya berupa pusat data utama di Kampus Terpadu dan pusat data cadangan (back up) di Kampus Cik Dik Tiro. Proses back up data secara periodik dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh data tetap terjaga meskipun terjadi gangguan di pusat data utama. Dukungan infrastruktur seperti, generator listrik yang memadai disediakan di setiap kampus tersebut untuk menjaga keberlangsungan operasional sistem informasi.
Meski fasilitas telah memadai, namun universitas perlu responsif dan siap untuk menghadapi perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat. Kini masa pakai atau umur ekonomis dari fasilitas sistem informasi menjadi cepat kadaluwarsa sehingga universitas perlu menyediakan dana untuk pembaruan fasilitas mengikuti perkembangan teknologi informasi tersebut.
Efisiensi dan Efektivitas Pemanfaatan Sistem Informasi
Peningkatan efisiensi pemanfaatan sistem informasi dilakukan dengan penggantian teknologi yang sudah usang secara berkala (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) serta upaya integrasi berbagai data dan sistem informasi yang digunakan. Integrasi ini dilakukan untuk menekan redundansi entri data dan mendorong peningkatan validitas data dan kepercayaan pengguna terhadap kehandalan sistem informasi yang digunakan. Keefektifan sistem informasi ditunjukkan dengan digunakannya berbagai sistem informasi yang telah disediakan untuk mendukung berbagai kegiatan operasional dan aktivitas harian, baik pada kegiatan pembelajaran maupun kegiatan pendukung seperti administrasi di kampus.
Keberadaan dan Pemanfaatan On-campus Connectivity Devices (Intranet)
Koneksi antar gedung yang tersebar dibangun menggunakan fiber optic 96 core sebagai backbone. Selain itu, untuk memudahkan manajemen, khusus di Kampus Terpadu, dibangun empat distribution center yang tersebar. Jalur ini selain digunakan untuk koneksi sistem informasi berbasis jaringan (seperti SIMAK dan ERP), juga menjadi jalur distribusi Internet.
Keberadaan dan Pemanfaatan Global Connectivity Devices (Internet)
Sarana konektivitas internet dibangun melalui jalur fiber optik yang terhubung ke PT. Global Prima Utama (UIINet) yang merupakan Internet Service Provider milik UII. Pembagian bandwidth internet dilakukan di pusat data di Kampus Terpadu untuk kemudian didistribusikan ke seluruh gedung kampus dan gedung penunjang di lingkungan UII. Di setiap kampus, bandwidth didistribusikan melalui jalur kabel LAN dan WiFi. Akses internet melalui LAN dan WiFi ini telah dimanfaatkan secara optimal oleh sivitas akademika.
Selain itu, untuk mendukung upaya internasionalisasi serta mobilitas global dosen dan mahasiswa, sejak tahun 2016 UII telah bergabung dengan jejaring WiFi Eduroam. Jejaring ini memungkinkan dosen, staf, dan mahasiswa untuk melakukan roaming WiFi di lebih dari 12.000 institusi riset dan pendidikan tinggi di dunia. Di saat yang sama, UII juga menyediakan layanan roaming WiFi ini bagi seluruh dosen, staf dan mahasiswa dari institusi yang tergabung di jejaring Eduroam di lebih dari 72 negara. Jejaring eduroam ini memungkinkan pengguna dari UII untuk mendapatkan koneksi internet di institusi yang telah bergabung dengan eduroam dengan menggunakan akun yang dimiliki oleh user di UII atau sebaliknya, para visiting professor, students exchange, conference participant, dan lainnya yang berkunjung ke UII juga akan menikmati layanan TI dengan mudah.
